記錄 & 文件
資訊管理組會回應關於關閉紀律案件檔案、許可證成績單（許可證歷史記錄）和監管人清單的要求。所有請求均按照維吉尼亞州資訊自由法案(FOIA) 和 DPOR 的資訊發布政策進行處理。記者訪問我們的媒體諮詢頁面。
請求可以通過電子郵件發送至信息管理組（PublicRecords@dpor.virginia.gov）或傳真至 (866) 254-0312。FOIA 回覆將在收到請求後的五個工作天內郵寄（但對於大量資訊請求，可能需要延長七個工作天）。
根據行政部門機構的管理指南，DPOR 每年透過電子郵件向其員工分發《州和地方政府利益衝突法》 （COIA）和《維吉尼亞州資訊自由法》的副本。每年 7 月分發可確保州員工了解管理利益衝突和信息發布的現行州法律。
關於公共記錄的常見問題
我在哪裡可以找到董事會會議紀要？
弗吉尼亞州監管市政廳提供了訪問每個董事會的會議時間表，議程和過去的會議紀要。
為什麼 DPOR 收取公共記錄的費用？
專業和職業監管部 (DPOR) 是一個非一般基金機構，這意味著它不依靠任何稅收資金來支持。DPOR 的資金完全來自監管機構支付的費用和評估費。作為一個自籌資金的州政府機構，FOIA 請求的收入將記入 DPOR，以抵消與提供公共記錄相關的資料準備、材料郵寄和雜項管理費用。對公共記錄進行合理的收費評估可以讓 DPOR 為所有監管機構維持較低的許可和續約費用。但是，只要可行，DPOR 就會免費以電子格式提供所需文件。
要了解有關規管公共記錄收費的州法律的更多信息，您可以查看弗吉尼亞州信息自由法案。
為什麼 DPOR 列出監管人的地址？
每個獲得 DPOR 許可的個人和企業的姓名和地址均可公開揭露。使用郵寄地址作為識別因素可以驗證授權狀態。這種驗證對於履行 DPOR 的公共保護責任至關重要。
例如，雖然數十名名為「John DOE 」的個人可能持有有效駕照，但使用地址可以驗證「里士滿大街的 John DOE 」的具體駕照。
每個監管人的弗吉尼亞州發行的專業執照號碼、姓名、許可證發行日期、許可證到期日、許可證分類（即經紀人、銷售人員）、許可證狀態和記錄地址都是需要公開披露的識別因素。
DPOR 如何保護個人信息免遭披露？
部門政策和州法律禁止一般披露社會安全號碼、銀行或信用帳戶號碼以及任何其他可能對個人或企業造成傷害或傷害的信息。
要了解有關規管隱私保護的州法律的更多信息，您可以查看政府數據收集和傳播實踐法案。
如何查詢針對法定人提出的投訴？
DPOR 僅在調查確定有足夠證據證明違規行為的可能原因後才會確認存在未決紀律案件。這些未決的紀律案件可透過 DPOR 網站上的「許可證查詢」功能進行識別。但是，在案件結案之前，不得發布有關 DPOR 調查或監管委員會審查的個人或企業的具體資訊。
州法律將有關公開紀律調查和檔案的信息免除強制性公開披露。公眾人士可在投訴檔案封閉後查閱官方記錄及取得副本。[弗吉尼亞州代碼 § 54.1-108]。
涉及指控犯罪活動的封閉投訴可能會被披露，除非發放有可能危害正在進行的調查或個人的安全、導致懷疑逃離或逃避被偵測，或導致證據破壞。
與已結案相關的紀律處理行為（自 4 月 1, 2002 以來輸入的訂單）可透過「授權查詢」在線上取得。
已封閉紀律文件的副本可供公開審查和披露。涉及指控犯罪活動的封閉檔案也可能被披露，除非發放有可能危害正在進行的調查或個人的安全、導致嫌疑人逃離或逃避被偵測，或導致證據破壞的情況除外。
州法律將有關公開案件的信息免除強制性公開披露。公眾人士可在投訴檔案封閉後查閱官方記錄及取得副本。[弗吉尼亞州代碼 § 54.1-108]
關閉文件的請求應發送到信息管理組：
- 電子郵件：PublicRecords@dpor.virginia.gov
- 傳真：(866) 254-0312
只要可行，DPOR 都會免費提供電子格式的封閉文件。否則，DPOR 可能會對研究和影印收取合理費用（$ 0 . 25每頁，如果文件超過 40 頁）。
FOIA權利與責任
維吉尼亞州資訊自由法案（FOIA） ，位於§ 2 。 2 - 3700及以下。 《維吉尼亞州法典》規定，聯邦公民和媒體代表有權查閱公共機構、公職人員和公職人員持有的公共記錄。
公共記錄是指任何由公共機構或其人員、僱員或代理人在公營業務交易中編製或擁有或擁有的任何書面記錄、電子檔案、音頻或視頻錄製或任何其他格式的書面或記錄（無論它是紙質記錄、電子檔案、錄音或任何其他格式）。所有公開記錄都被假定為公開，只有在適用特定的法定豁免時才能保留。
FOIA的政策規定， FOIA的目的是提高所有人對政府活動的認識。 在推進這項政策時， FOIA要求對法律進行寬泛的解釋，以利於獲取信息，而對允許保留公共記錄的任何豁免都必須進行狹義的解釋。
您的 FOIA 權利
- 您有權要求檢查或接收公共記錄副本，或兩者。
- 您有權要求提前估算所要求記錄的任何費用。
- 如果您認為您的 FOIA 權利受到侵犯，您可以向地方法院或巡迴法院提出請願，要求強制遵守 FOIA。
- 或者，您可以聯絡FOIA 委員會尋求不具約束力的諮詢意見。
- 您可以透過美國郵件、傳真、電子郵件、親自或電話索取記錄。 FOIA 不要求您的請求以書面形式提供，也不需要明確說明您正在根據 FOIA 要求記錄。
- 從實際角度來看，您和收到要求的人可能會有助於書面提出要求。這可讓您建立請求的記錄。它還為我們提供了清楚地說明您要求的記錄，以便不會對口頭請求進行誤解。但是，如果您選擇不以書面提出，DPOR 不能拒絕回應您的 FOIA 要求。
DPOR 的 FOIA 職責
專業部 & 職業監管在回應您的要求方面的責任
FOIA 要求 DPOR在五天期限內對您的要求做出以下回應之一：
- 我們將完整地提供您所要求的記錄。
- 我們會拒絕您要求的所有記錄，因為所有記錄均受特定的法定豁免。如果所有記錄都被保留，DPOR 必須以書面形式向您發送答案。該書面回應必須確定被隱藏的記錄的數量和主題，以及允許我們拒絕記錄的弗吉尼亞守則的特定部分。
- 我們提供您要求的一些記錄，但保留其他記錄。如果只有一部分記錄符合豁免條件，DPOR 就無法保留整個記錄。在這種情況下，我們可能會修改記錄中可能被保留的部分，並必須向您提供記錄的剩餘部分。DPOR 還必須向您發送書面回复，說明弗吉尼亞州法典中允許保留部分所請求記錄的具體部分。
- 我們以書面通知您，請求的記錄無法找到或不存在（我們沒有您想要的記錄）。但是，如果我們知道另一個公共機構擁有所要求的記錄，DPOR 必須在給您的回覆中包含該公共機構的聯絡資訊。
- 如果 DPOR 實際上不可能在五天期限內回覆您的請求，我們必須以書面形式說明，並解釋導致無法回覆的情況。這份書面回覆將允許我們額外七個工作天，為我們提供共 12 個工作天來回應您的請求。
如果您要求取得大量記錄，且 DPOR 確定我們無法在不影響我們其他組織職責的情況下在12天內向您提供記錄，我們可能會向法院申請更多時間來回應您的要求。然而， FOIA要求我們在向法院要求更多時間之前，盡合理努力與您就記錄的製作達成協議。
成本
公共機構可作出合理的費用，不超過其查閱、複製、提供或搜尋要求的記錄所產生的實際費用。任何公共機構不得徵收任何外來費用、中介或過剩的費用或開支，以彌償與建立或保存記錄或交易公共機構的一般業務相關的一般費用。公共機構收取的任何複製費用不得超過複製的實際費用。提供要求紀錄的所有費用，應根據公民要求的要求，預先估算，如 第 § F2 23704款所述。 弗吉尼亞代碼的 - 。
- 您可能需要為從 DPOR 請求的記錄付費。FOIA 允許我們收取回應 FOIA 請求的實際費用。這包括員工在搜尋要求記錄的時間、複製成本或與提供請求記錄直接相關的任何其他成本等項目。它不能包括一般的開銷成本。
- 如果 DPOR 估計回應您的請求需要花費超過 $ 200，我們可能會要求您在繼續處理您的要求之前支付押金，不超過估計金額。如果是這樣，我們回應您請求的五天時間不包括我們要求存款到您回應的時間。
- 您可以要求我們預先估算提供您所要求的記錄的費用。這將使您能夠預先了解任何費用，或讓您有機會修改您的請求以嘗試降低預估費用。
- 如果您因先前的 FOIA 請求而欠我們錢，且該款項已超過30天未付款，DPOR 可能會要求您先支付逾期帳單，然後才會回覆您的新的 FOIA 請求。
常用豁免
弗吉尼亞法令允許任何公共機構拒絕公開披露某些記錄。DPOR 通常會保留記錄，但以下情況除外：
- 申請執照或考試入學申請 (§ 54.1-108)
- DPOR 或任何委員會正在進行的主動（公開）調查的記錄（ § 54 . 1 - 108 （ 3 ） ）
- 人事記錄 (§ 2.2-3705。1 (1))
- 受律師客戶特權限的記錄 (§ 2.2-3705。1 (2)) 或律師工作產品（§ 2。2-3705。1 (3))
- 供應商專有資料 (§ 2.2-3705。1 (6))
- 有關合約交易和批出合約之前的記錄（§ 2.2-3705。1 (12))
有關豁免的使用政策
資訊發布政策（ # 100 - 04 ）適用於所有 DPOR 及其董事會，並解釋了我們將如何以及何時援引法定豁免來保留記錄。
向 DPOR 提出記錄請求
- 您的請求必須以"合理的具體性指出您所尋求的記錄。"這是一個常識性的標準。它不會提及或限制您所要求的記錄數量。相反，它要求您提供足夠具體的資訊，以便我們能夠識別和找到您要尋找的記錄。
- 您的請求必須要求現有的記錄或文件。FOIA 授予您檢查或複製記錄的權利。它不適用於您提出有關 DPOR 或其監管委員會工作的一般問題的情況，也不要求 DPOR 創建不存在的記錄。
- 您可以選擇接收 DPOR 在正常業務過程中使用的任何格式的電子記錄。
- 例如，如果您要求保存在 Excel 資料庫中的記錄，您可以選擇以電子方式、通過電子郵件或電腦磁碟接收這些記錄，或接收這些記錄的列印副本。
- 如果 DPOR 對您的要求有疑問，請配合工作人員的努力，澄清您正在尋找的記錄類型，或嘗試就對大型請求的回應達成合理的協議。提出 FOIA 請求不是一個對抗過程，但我們可能需要與您討論您的請求，以確保我們了解您正在尋找的記錄。
- DPOR 必須在收到您的請求後五個工作日內回應。"第一天" 被視為收到您申請的第二天。五天期間不包括週末或假日。
- 您要求 DPOR 公開記錄的原因是無關的，您無需在我們回應您的請求之前說明您需要記錄的原因。然而，FOIA 允許 DPOR 要求您提供您的姓名和法定地址。
資訊自由諮詢委員會可以解答您關於FOIA的任何問題。 本局可以透過電子郵件聯絡：FOIAcouncil@dls.virginia.gov，或致電 (804) 698-1810 或 [免費電話] 1-866-448-4100。
若要從 DPOR 請求記錄，您可以將請求傳送至： Lexie Borkey，記錄和 FOIA 經理。她可以通過：專業和職業監管學系 | 周邊中心，套房 400 | 9960 梅蘭大道 | 弗吉尼亞州里士滿 23233 | 電話：804-367-8583 | 傳真:866-254-0312 | 電子郵件:publicrecords@dpor.virginia.gov。您也可以聯絡 Borkey 女士詢問有關向 DPOR 索取記錄的問題。
每個監管人的弗吉尼亞州發行的專業執照號碼、姓名、許可證發行日期、許可證到期日、許可證分類（即經紀人、銷售人員）、許可證狀態和記錄地址都是需要公開披露的識別因素。電話號碼不包括在內。
DPOR 政策和州法律禁止公開披露社會安全號碼、銀行或信用帳戶號碼以及任何其他可能對個人或企業造成傷害的資訊。
聯絡資料管理部分發送電子郵件至 PublicRecords@dpor.virginia.gov或將請求傳真至 (866) 254-0312。
- 法規人口統計數 (PDF) 按許可類型提供最新的受規管個人/企業數量（每月更新）。
- 監管名單-監管人名單以電子格式免費提供。